Tendances de la transformation numérique

Vous recherchez un logiciel automobile et voyez le terme “DMS” partout.

Les commerciaux l’utilisent comme si tout le monde savait exactement de quoi il s’agit. Sauf que, plot twist : ils parlent probablement de deux systèmes totalement différents.

Le secteur automobile a la fâcheuse habitude d’utiliser “DMS” à la fois pour Document Management System (Système de Gestion Documentaire) et pour Dealer Management System (Système de Gestion de Concession). Bien qu’ils partagent le même acronyme, ils répondent à des besoins totalement différents dans une concession.

L’un gère votre paperasse et vos obligations de conformité.

L’autre pilote toute l’opération de la concession.

Les deux sont indispensables, mais comprendre ce que fait chacun peut vous éviter des erreurs coûteuses et des opportunités manquées.

Système de Gestion Documentaire vs. Système de Gestion de Concession

Un graphique comparant un Système de Gestion Documentaire (DMS) pour la paperasse à un Système de Gestion de Concession pour les opérations dans le secteur automobile. (Source : Image 4)

Clarifions la confusion une bonne fois pour toutes. Voici exactement ce que fait chaque système et pourquoi votre concession peut avoir besoin des deux :

Système de Gestion Documentaire (Document DMS)

Un Système de Gestion Documentaire (DMS) est comme une armoire numérique surpuissante. Il capture, stocke, organise et sécurise tous les documents de votre concession : contrats de vente, dossiers de service, fichiers RH, accords fournisseurs, etc.

Bien plus qu’un simple stockage de fichiers.

Un DMS documentaire inclut la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour rendre les documents scannés consultables, l’automatisation des workflows pour acheminer les validations, et des fonctions de sécurité qui protègent les données sensibles des clients.

Son objectif principal est d’éliminer la désorganisation documentaire. Il vous aide à respecter les obligations de conservation et donne à votre équipe un accès instantané aux documents nécessaires.

Les systèmes d’Enterprise Content Management (ECM) vont encore plus loin en gérant un éventail plus large de contenus.

Pour bien comprendre toutes les différences, consultez notre article sur DMS vs. ECM.

Système de Gestion de Concession (Dealer DMS)

Un Dealer Management System est la colonne vertébrale de votre concession.

Imaginez-le comme un employé qui garde une trace parfaite de tout : il gère l’inventaire, suit les processus de vente, planifie les rendez-vous de service, traite les financements et connecte tous vos services grâce à des workflows intégrés.

Votre dealer DMS sait quels véhicules sont sur le parc, suit les interactions clients du premier contact à la vente finale, gère les historiques de service et s’intègre aux systèmes constructeurs pour les incitations et les garanties.

Ce système se concentre sur la gestion des opérations, pas sur l’organisation des documents générés par ces opérations.

Comparaison Côté à Côté

Rappel : ces systèmes ne sont pas interchangeables, mais tous deux indispensables.

Ils se complètent, ils ne se concurrencent pas. Le dealer DMS gère les opérations, le document DMS gère la paperasse qu’elles génèrent.

Pourquoi les Concessions Ont Besoin des Deux Systèmes

Les concessions modernes génèrent d’énormes volumes de documents que les dealer DMS ne sont pas conçus pour gérer efficacement.

Un dealer DMS excelle à suivre les ventes de véhicules, mais peine à organiser contrats, financements et dossiers de conformité.

C’est là que les coûts explosent : quand une équipe commerciale ne retrouve pas un contrat signé, quand le RH passe des heures à chercher une certification ou quand une demande d’audit devient une chasse au trésor d’une semaine.

Un DMS documentaire comble ces lacunes grâce à :

• Stockage centralisé
  Tous les contrats, dossiers de service et documents administratifs en un seul endroit consultable.

• Conformité automatisée
  Politiques de conservation appliquées automatiquement et alertes avant échéance.

• Intégrations fluides
  Un DMS documentaire s’intègre avec le dealer DMS, le CRM et la comptabilité, créant un écosystème unifié.

• Sécurité renforcée
  Chiffrement, contrôles d’accès et pistes d’audit protègent les informations clients, employés et constructeurs.

Les DMS offrent une sécurité de niveau bancaire, incluant contrôle de versions et check-in/check-out des fichiers.

Avantages d’un DMS Documentaire en Concession

Un graphique montrant les principaux avantages d’un DMS automobile : gain de temps, sécurité accrue, réduction des coûts et meilleure collaboration. (Source : Image 4)

L’implémentation d’une gestion documentaire transforme l’activité des concessions de façon mesurable :

• Gain de temps : recherche instantanée avec OCR.

• Réduction des coûts : plus besoin d’archives physiques ni de copies multiples.

• Sécurité et conformité accrues : accès par rôle et traçabilité complète.

• Meilleure collaboration : accès immédiat à l’information entre services.

• Expérience client améliorée : interactions plus rapides, précises et personnalisées.

Cas Concrets d’Utilisation

Cas 1 : Contrats de Vente et Documents de Financement

Capture automatique, routage intelligent, recherche en quelques secondes et pistes d’audit complètes.

Cas 2 : Gestion RH et Dossiers Employés

Alertes sur certificats, intégration des formations, automatisation de l’onboarding et cycles d’évaluations.

Cas 3 : Marketing et Gestion Fournisseurs

Gestion de contrats, workflows de validation, alertes de renouvellement et bibliothèques de campagnes réutilisables.

Dokmee Peut-il Être Votre DMS Automobile ?

Absolument.

Le tableau de bord Dokmee ECM montrant fichiers récents, favoris, notifications et activités. (Source : Dokmee)

Dokmee ne remplace pas les fonctions opérationnelles d’un dealer DMS, mais constitue l’épine dorsale documentaire et conformité dont toute concession moderne a besoin.

Il apporte :

• Flexibilité multi-secteurs

• Capacités d’intégration fluides

• Sécurité avancée

• Implémentation rentable

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FAQ

Quelle est la différence entre Document DMS et Dealer DMS ?
Le Document DMS organise les documents, le Dealer DMS gère ventes, stocks et services.

Un Document DMS peut-il remplacer un Dealer DMS ?
Non. Ils fonctionnent mieux ensemble. Un ECM peut couvrir davantage, mais chaque système a son rôle.

Comment la gestion documentaire s’intègre-t-elle aux logiciels de concession existants ?
Grâce aux API et workflows automatisés, comme avec Dokmee.

Quelles obligations de conformité un DMS automobile couvre-t-il ?
Politiques de conservation, traçabilité, protection des données et normes des constructeurs.

Quel délai pour un ROI ?
La plupart des concessions constatent un retour positif en 3–6 mois grâce à la réduction des coûts administratifs et à l’efficacité accrue.